6 Factores sobre la gestión del tiempo

A todos nos pasa: que si necesito 4 horas más cada día, que si el tráfico o la sobre carga de trabajo, que si todo lo hago yo en casa... bueno, a pesar que estoy desempleada a mí también me pasa, en particular porque siempre estoy buscando cosas que hacer (como escribir en este blog); el caso es que cuando vi el titulo de este curso en Talud La Ería: "Organiza eficiente, trabaja eficaz" no pude resistirlo y me apunté, varias cosas interesantes me quedaron de esa jornada, el taller dictado por Javier de La fabrica del tiempo, y como es costumbre paso a "echarles el cuento" como se dice en Venezuela.

Para no aburrirlos con detalles del curso, pienso que lo mejor es puntualizar 6 factores que nos impiden gestionar el tiempo de manera eficiente, y reflexionar un poco sobre ellos.

1- Planificar, la base de una eficiente gestión del tiempo es programar las actividades que debemos realizar cada día, en que momento lo haremos y cuanto tiempo nos tomará aproximadamente cada una de ellas - por escrito- en una agenda virtual (existen muchos gestores de tareas gratuitos) o física. Esto incluye: gestionar el correo electrónico, las reuniones y las llamadas previstas.

2- No abarcar demasiado, una de las frases de Javier que me quedo resonando fue esta: para una jornada de 8 horas no debes planificar mas de 6 horas de actividades, esto se debe a que siempre se presentan imprevistos y prolongaciones (como el tráfico, o llamadas inesperadas), nunca podemos calcular con exactitud cuanto tiempo nos llevara realizar una tarea, así que para no agobiarnos debemos planificar con holgura.

3- Desechar, a diario admitimos actividades que no agregan valor al objetivo que tenemos planteado, hay que aprender a decir que no, a priorizar y a desechar.

4- Apunta todas las tareas, esto permite vaciar tu mente de preocupaciones y ya no le darás mas vueltas; programa en tu agenda el momento de la semana que dedicarás a planificar estas tareas que tienes apuntadas como actividades, con su dia y momento y cuanto tiempo estimarás que vas a necesitar.

5- Analiza tus hábitos improductivos: ¿extiendes mucho tus llamadas?, ¿ves el correo electrónico cada vez que recibes una alerta?, ¿cuantas veces te levantas a tomar café, agua...? ¿tu escritorio está organizado para facilitar el trabajo? ¿le das muchas vueltas a una tarea buscando la perfección?, ¿postergas lo que tienes que hacer hasta ultima hora? Analizar tus ladrones de tiempo objetivamente te permitirá solventarlo.

6- Organiza tus escritorios, el digital con subcarpetas debidamente identificadas para cada proyecto o actividad en la que te encuentras envuelto, descarga los adjuntos de tus correos y clasifícalos de inmediato en estas carpetas; el físico con dos bandejas: papeles sin leer y papeles para delegar, archiva de inmediato y programa lo que ya leíste.

Parecen consejos muy sencillos, ¿verdad?; cuando llegue el momento de programar la agenda divide cada tareas en sus partes mas simples, así será más fácil calcular cuanto tiempo necesitas para cada una; las llamadas que sabes que tendrás que hacer trátalas como reuniones, preparando un guion para que no olvides nada y no se prolongue mas de la cuenta, intenta acordar con tu interlocutor el mejor momento para ambos, por último evita que el correo electrónico dirija tu agenda, para ello, resumo 5 consejos que nos dejó Javier en la siguiente Infografía.

Para mi resultó muy útil este taller; espero que para ustedes lo sea este resumen.

@mireiamenes